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Wissen · Nr. 003
Beleg verloren? Der Eigenbeleg springt ein
Ein Bon ist verblasst, eine Rechnung nie angekommen, ein Dienst abgeschaltet. Für solche Fälle gibt es den Eigenbeleg — mit klaren Grenzen.
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Zuerst: die Rechnung noch einmal holen
Bevor du einen Eigenbeleg schreibst, lohnt der Blick ins Anbieterkonto. Bei fast allen digitalen Diensten liegt die Rechnungshistorie dauerhaft im Konto und lässt sich Jahre später noch herunterladen. Auch eine kurze Mail an den Lieferanten bringt in der Regel eine Zweitschrift. Der Eigenbeleg ist der letzte Ausweg, nicht die Abkürzung.
Was auf einen Eigenbeleg gehört
- Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
- Art der Ausgabe, konkret beschrieben
- Datum der Ausgabe
- Betrag — bei Bargeld möglichst mit Einzelpreisen
- Grund, warum kein Originalbeleg vorliegt
- Datum der Ausstellung und deine Unterschrift
Je besser der Zusammenhang dokumentiert ist, desto belastbarer wird der Eigenbeleg. Der Kontoauszug mit der passenden Abbuchung ist dabei das stärkste Argument, das du hast: Er zeigt, dass tatsächlich Geld an diesen Empfänger geflossen ist. Häng ihn dem Eigenbeleg an.
Wo die Grenze liegt
Ein Eigenbeleg kann die Betriebsausgabe plausibel machen — den Vorsteuerabzug rettet er nicht. Dafür verlangt das Umsatzsteuerrecht eine ordnungsgemäße Rechnung des leistenden Unternehmers, und die kannst du dir nicht selbst ausstellen. Bei einer Rechnung über 1.000 € netto kostet ein verlorener Beleg dich also rund 190 € Vorsteuer, selbst wenn die Ausgabe anerkannt wird.
Ebenso gilt: Eigenbelege sind für Einzelfälle gedacht. Wer sie stapelweise produziert, stellt die eigene Buchführung infrage. Als Faustregel gilt — die Ausnahme darf man erklären, das Muster nicht.
Der beste Eigenbeleg ist der, den du nicht brauchst
Belege verschwinden fast immer aus demselben Grund: Sie fallen erst Monate später auf, wenn der Vorgang kalt ist und der Anbieter gewechselt hat. Ein Abgleich zwischen Kontoauszug und Belegordner alle paar Monate verhindert das zuverlässiger als jede Vorsatzerklärung im Januar.
Kein Rechts- oder Steuerrat. Dieser Text gibt allgemeine Informationen wieder, erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Rechtslage und Verwaltungspraxis ändern sich. Im Zweifel frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater. Vollständiger Haftungsausschluss.