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Wissen · Nr. 004
Wie lange Belege aufbewahrt werden müssen
Die Fristen sind kürzer geworden, aber nicht einheitlich. Entscheidend ist, um welche Art von Dokument es geht — und ab wann gezählt wird.
Zuletzt geprüft
Die drei Fristen
- Acht Jahre — Buchungsbelege. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenbons: alles, was eine einzelne Buchung nachweist. Diese Frist wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.
- Zehn Jahre — Bücher und Abschlüsse. Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Buchführungsunterlagen und die Verfahrensdokumentation.
- Sechs Jahre — Handels- und Geschäftsbriefe. Angebote, Aufträge, Verträge, Geschäftskorrespondenz — also alles, was einen Geschäftsvorfall vorbereitet oder begleitet, ohne ihn selbst zu belegen.
Ab wann die Frist läuft
Nicht ab dem Datum auf dem Beleg, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht oder das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 wird also erst ab dem 31. Dezember 2026 gezählt und darf frühestens Anfang 2035 weg. Wer aufräumt, tut das deshalb sinnvollerweise im Januar.
Und noch ein Vorbehalt: Solange eine Steuerfestsetzung nicht bestandskräftig ist oder eine Betriebsprüfung läuft, verlängert sich die Frist. Im Zweifel bleibt der Ordner stehen.
Digital reicht — im Originalformat
Elektronisch empfangene Belege müssen elektronisch aufbewahrt werden. Eine per Mail erhaltene PDF-Rechnung ausdrucken und das PDF löschen, ist ausdrücklich nicht ausreichend: Das Original ist die Datei. Umgekehrt dürfen Papierbelege eingescannt und danach vernichtet werden, sofern der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und der Ablauf beschrieben ist.
Über die ganze Frist hinweg müssen die Dokumente lesbar, vollständig, geordnet und maschinell auswertbar bleiben. Praktisch heißt das: ein PDF, kein proprietäres Format, ein Dateiname, den man in acht Jahren noch versteht, und mindestens eine Sicherung.
Was das für deinen Ordner heißt
Ein Ordner pro Jahr, darin PDFs mit einem einheitlichen Dateinamen, dazu die Kontoauszüge desselben Jahres. Damit erfüllst du die Anforderungen ohne Spezialsoftware — und findest im Zweifelsfall in einer Minute, wonach die Prüferin fragt.
Kein Rechts- oder Steuerrat. Dieser Text gibt allgemeine Informationen wieder, erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Rechtslage und Verwaltungspraxis ändern sich. Im Zweifel frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater. Vollständiger Haftungsausschluss.