Ein Dateiname, der auch in fünf Jahren noch etwas sagt

Der Ordner mit den Belegen ist nur so gut wie seine Dateinamen. Drei Angaben in fester Reihenfolge reichen — und lösen die meisten Probleme, bevor sie entstehen.

Zuletzt geprüft 02. August 2026

Das Schema

2026-03-14_Hetzner_12,90EUR.pdf

Datum, Anbieter, Betrag. Mehr braucht es nicht, und weniger reicht nicht.

Warum das Datum zuerst kommt

Im Format JJJJ-MM-TT ist die alphabetische Sortierung identisch mit der chronologischen. Der Ordner sortiert sich damit von selbst richtig, in jedem Betriebssystem, in jedem Dateidialog, ohne Sortierspalte. 14.03.2026 dagegen landet zwischen dem 13. Januar und dem 15. Dezember — und ist im internationalen Kontext obendrein zweideutig.

Nimm dabei das Rechnungsdatum, nicht das Datum der Abbuchung. Das Rechnungsdatum steht auf dem Dokument und ändert sich nie; die Abbuchung kann Tage später erfolgen und bei Rücklastschriften sogar mehrfach.

Warum der Anbieter in die Mitte gehört

Nach dem Anbieter suchst du, nicht nach dem Betrag. Schreib den Markennamen so, wie du ihn im Kopf hast — „Hetzner“, nicht „Hetzner Online GmbH“ und schon gar nicht die Zeichenkette vom Kontoauszug. Bleib dabei konsequent: Entweder immer „GitHub“ oder immer „Github“, sonst findet die Suche nur die Hälfte.

Warum der Betrag hilft

Der Betrag ist der schnellste Weg von einer Zeile im Kontoauszug zur richtigen Datei. Du siehst eine Abbuchung über 12,90 € und tippst „12,90“ ins Suchfeld — fertig. Genau diese Verknüpfung macht auch den automatischen Abgleich zuverlässig.

Kleine Regeln, die viel Ärger sparen

• Keine Leerzeichen — Unterstriche sind in Links und auf Servern unproblematisch.
• Keine Umlaute und keine Sonderzeichen außer - und _.
• Bei mehreren Rechnungen am selben Tag vom selben Anbieter eine Nummer anhängen.
• Gutschriften erkennbar machen, etwa mit _GUTSCHRIFT am Ende.
• Ein Ordner pro Jahr. Unterordner pro Monat schaden mehr, als sie nützen — die Sortierung erledigt das Datum schon.

Rückwirkend aufräumen

Der Gedanke, 300 Altdateien umzubenennen, hält die meisten davon ab. Das muss aber nicht von Hand passieren: Anbieter, Datum und Betrag stehen in der Rechnung, lassen sich auslesen und in das Schema übertragen. Wichtig ist nur, dass du die Vorschläge siehst, bevor etwas passiert — und dass nichts überschrieben wird.

Kein Rechts- oder Steuerrat. Dieser Text gibt allgemeine Informationen wieder, erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Rechtslage und Verwaltungspraxis ändern sich. Im Zweifel frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater. Vollständiger Haftungsausschluss.