Belegabgleich.de
Wissen · Nr. 002
Wie du herausfindest, welcher Beleg fehlt
Es gibt genau eine verlässliche Quelle dafür, was du tatsächlich bezahlt hast: deinen Kontoauszug. Die Frage ist nur, wie du ihn gegen deine Belege hältst.
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Weg 1: von Hand abhaken
Auszug ausdrucken, Ordner daneben, Zeile für Zeile durchgehen. Das funktioniert tadellos und kostet bei einem Jahr Kleinunternehmerbetrieb einen ganzen Abend. Der wunde Punkt ist nicht die Sorgfalt, sondern die Aufmerksamkeit: Ab Zeile 200 übersieht man Dinge, und wiederkehrende Abos aus demselben Monat verschwimmen ineinander.
Taugt für: wenige Buchungen, einmal im Jahr, wenn man ohnehin sortiert.
Weg 2: Buchhaltungssoftware mit Bankanbindung
Klassische Buchhaltungs-SaaS holt die Umsätze per Banking-Schnittstelle und markiert, was noch keinen Beleg hat. Das ist bequem und für laufende Buchhaltung sinnvoll. Zwei Dinge stören in der Praxis: Du gibst Bankzugang und sämtliche Finanzunterlagen an einen externen Anbieter, und du zahlst monatlich — auch in Monaten, in denen du das Programm nur für diese eine Frage öffnest.
Taugt für: laufende Buchhaltung mit vielen Belegen, wenn die Cloud-Frage geklärt ist.
Weg 3: Auszug gegen Ordner abgleichen
Der Mittelweg braucht keine Bankanbindung und kein Abo: Du nimmst den Auszug, den du ohnehin als PDF herunterladen kannst, und den Ordner, in dem deine Rechnungen schon liegen. Ein Abgleich ordnet beides über Datum, Betrag und Anbieter einander zu. Übrig bleiben die Buchungen ohne Gegenstück — genau die Liste, die du brauchst.
Genau das macht Belegabgleich. Der Unterschied zu Weg 2: Es gibt kein Konto und keinen Server. Die PDFs werden im Browser gelesen und verlassen deinen Rechner nicht.
Worauf es beim Abgleich ankommt
- Kryptische Empfänger auflösen. Auf dem Auszug steht selten der Markenname. „PAYPAL .ADOBE SYSTE“ muss zu „Adobe“ werden, sonst findet kein Vergleich etwas.
- Buchungen ohne Beleganspruch aussortieren. Gehalt, Lohnsteuer, Sozialabgaben und die Sammelbuchung der Kreditkarte brauchen keine Lieferantenrechnung. Landen sie in der Fehlend-Liste, ist die Liste wertlos.
- Abos zusammenfassen. Zwölf identische Abbuchungen sind eine Aufgabe, nicht zwölf.
- Toleranz bei Datum und Betrag. Zwischen Rechnungsdatum und Abbuchung liegen Tage; bei Fremdwährungen weicht der Betrag ab.
Und danach?
Für die gefundenen Lücken brauchst du die Rechnung des Anbieters. Bei den meisten Diensten liegt sie hinter einem festen Link im Konto — deshalb verlinkt Belegabgleich für über 130 Anbieter direkt die Rechnungsseite. Was sich partout nicht auftreiben lässt, kann im Zweifel durch einen Eigenbeleg ersetzt werden.
Kein Rechts- oder Steuerrat. Dieser Text gibt allgemeine Informationen wieder, erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Rechtslage und Verwaltungspraxis ändern sich. Im Zweifel frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater. Vollständiger Haftungsausschluss.