Belegabgleich.de
Wissen · Nr. 001
Keine Buchung ohne Beleg
„Keine Buchung ohne Beleg“ ist der älteste Satz der Buchführung und der einzige, den man sich merken muss. Er klingt bürokratisch, hat aber einen sehr praktischen Kern.
Zuletzt geprüft
Was der Grundsatz verlangt
Jede Zahl in deiner Buchführung muss auf ein Dokument zurückführbar sein, das unabhängig von dir entstanden ist. Nicht, weil dir jemand misstraut, sondern weil eine Zahl ohne Nachweis nichts beweist — weder gegenüber dem Finanzamt noch gegenüber dir selbst, wenn du zwei Jahre später wissen willst, wofür die 340 € im April eigentlich waren.
Der Beleg ist dabei die Brücke zwischen zwei Welten: Auf der einen Seite steht dein Kontoauszug, der sagt, dass Geld geflossen ist. Auf der anderen Seite steht die Rechnung, die sagt, wofür. Erst beides zusammen ergibt eine belastbare Buchung.
Was auf einem brauchbaren Beleg steht
- wer geliefert oder geleistet hat, und an wen
- was genau geliefert oder geleistet wurde
- wann das passiert ist
- welcher Betrag, aufgeteilt in Netto, Steuersatz und Steuerbetrag
- eine Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
Bei Kleinbeträgen bis 250 € darf es weniger sein — Empfänger und Rechnungsnummer dürfen dort fehlen. Der Kassenbon vom Bürobedarf ist also in Ordnung, solange er lesbar bleibt. Thermopapier verblasst allerdings; ein Foto oder Scan davon gehört gleich mit in den Ordner.
Was passiert, wenn ein Beleg fehlt
Nicht viel — solange es die Ausnahme bleibt. Eine einzelne Buchung ohne Nachweis führt in der Regel dazu, dass die Betriebsausgabe nicht anerkannt wird: Du versteuerst den Betrag also, als hättest du ihn nie ausgegeben. Beim Vorsteuerabzug ist es strenger, denn dafür braucht es zwingend eine ordnungsgemäße Rechnung.
Unangenehm wird es erst, wenn Lücken zum Muster werden. Häufen sich unbelegte Buchungen, steht die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung infrage — und dann darf geschätzt werden. Deshalb lohnt es sich, Lücken früh zu finden, solange man den Vorgang noch erinnert und die Rechnung beim Anbieter noch herunterladen kann.
Der praktische Trick
Prüfe die Vollständigkeit gegen den Kontoauszug, nicht gegen dein Gedächtnis. Der Auszug ist die einzige Liste, die garantiert alles enthält, was tatsächlich bezahlt wurde. Alles, was dort steht und wofür du keinen Beleg findest, ist deine Aufgabenliste — und die ist meist kürzer als befürchtet.
Falls doch einmal ein Beleg endgültig verloren ist, ist noch nichts verloren: Ein Eigenbeleg kann einspringen.
Kein Rechts- oder Steuerrat. Dieser Text gibt allgemeine Informationen wieder, erhebt keinen Anspruch auf Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Rechtslage und Verwaltungspraxis ändern sich. Im Zweifel frag deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater. Vollständiger Haftungsausschluss.